Bối cảnh
TTMLMB (Mobifone) cần một hệ thống phần mềm toàn diện để quản lý chi phí đầu tư biến đổi trên nhiều đơn vị, đảm bảo minh bạch, chính xác và hiệu quả trong công tác lập kế hoạch, phân bổ và báo cáo chi phí. MetaApp đã được lựa chọn để thiết kế và triển khai hệ thống này.
Thách thức
- Quy trình quản lý kế hoạch chi phí thủ công, rời rạc từ Tổng công ty xuống đến các đơn vị
- Khó khăn trong việc theo dõi phân bổ chi phí và tiến độ thực hiện ở cấp dự án
- Chưa có công cụ tự động giám sát KPI để đánh giá hiệu quả nhân sự và cảnh báo chậm tiến độ
- Hạn chế trong khả năng lập báo cáo đa chiều (theo cấp KHCP, phòng ban, đối tác, chuyên viên, ...)
- Quản lý hồ sơ giấy tờ phân tán, thiếu đồng bộ
Giải pháp
MetaApp đã xây dựng hệ thống Quản trị Chi phí Đầu tư theo kiến trúc Microservices, tập trung với các tính năng chính:
Lập kế hoạch & phân bổ chi phí
- Quản lý quyết định giao kế hoạch từ Tổng công ty → Trung tâm → Các đơn vị
- Cho phép đơn vị đăng ký kế hoạch thực hiện chi phí
- Quản lý danh mục dự án và sử dụng chi phí tại các đơn vị
Quy tắc & kiểm soát chi phí
- Thiết lập quy tắc phân bổ chi phí giữa các giai đoạn dự án
- Quy trình giao nhận hồ sơ giữa đơn vị chủ trì, Phòng KHĐT và Phòng Kế toán
- Tích hợp giám sát KPI tiến độ, đánh giá nhân viên và cảnh báo trễ hạn
Báo cáo & dự toán
- Báo cáo đa tiêu chí: theo 10 cấp KHCP, nhóm công việc, phòng ban, chuyên viên, đối tác
- Hỗ trợ xây dựng dự toán cho dự án mới dựa trên đơn giá và công việc tương tự
Số hóa & lưu trữ
- Số hóa và lưu trữ toàn bộ hồ sơ, biên bản, quyết định liên quan
Kết quả
- Quản lý tập trung: Quy trình khép kín từ Tổng công ty → Trung tâm → Đơn vị
- Minh bạch & trách nhiệm: Quy định rõ ràng về phân bổ chi phí và xử lý hồ sơ
- Giám sát hiệu quả: KPI tiến độ gắn với đánh giá nhân viên và cảnh báo kịp thời
- Báo cáo linh hoạt: Đa chiều, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng
- Chuyển đổi số: Hệ thống hóa toàn bộ hồ sơ thay thế cho tài liệu giấy rời rạc
Thành công
Hệ thống đã giúp TTMLMB – Mobifone chuyển đổi quản trị chi phí đầu tư từ quy trình thủ công sang quy trình số hóa, minh bạch và kiểm soát chặt chẽ, nâng cao hiệu quả, độ chính xác và năng lực điều hành ở mọi cấp độ.
